Configurer son nouvel espace collaboratif

Votre espace collaboratif vient de vous être livré et vous vous demandez comment appréhender cet espace tout neuf.

Tout d'abord il vous faut configurer votre espace avant d'y accueillir vos collaborateurs. Il conviendra ensuite de l'enrichir avec les premiers contenus et enfin d'ouvrir les accès aux membres autorisés à consulter ou à mettre à jour votre espace.

 

1. Aménager la page d'accueil

 

Une première action à effectuer est de personnaliser la présentation de votre espace en éditant la portlet Présentation figurant au centre de la page d'accueil de votre espace

 

Dans l'encart Présentation, vous pouvez inclure du texte, des tableaux, des images ou des liens de votre choix.

Dans l'encart Accès et inscription les options cochées à la création de l'espace entrainent le fonctionnement suivant :

• Accès :  l'accès à l'espace est ouvert à tous par défaut, les restrictions sont gérées via les groupes (voir plus bas le paragraphe Donner l'accès aux collaborateurs). Si vous souhaitez que l'existence de l'espace ne soit connue que des membres autorisés (pas de recherche possible de l'espace via le moteur de recherche), il vous faut cocher l'option Secret
• Inscriptions : l'administrateur de l'espace se charge lui même de gérer les autorisations, il n'est pas possible de permettre à une personne non autorisée de s'inscrire à l'espace ou de demander son inscription. Si vous souhaitez activer cette possibilité, vous pouvez sélectionner l'une des deux options Inscriptions libres ou Demandes d'inscriptions validées par les animateurs

 

 

1.1 Déplacer une portlet

 

 

 

1.2 Ajouter ou retirer une portlet

 

 

 

1.3 Ajouter ou retirer un onglet

 

 

 

1.4 Modifier les couleurs de l'entête

 

 

 

1.5 Insérer une image de fond dans l'entête

 

 

 

2. Sructurer la zone de gestion documentaire

 

L'étape suivante est de structurer votre zone de gestion documentaire et d'y déposer les documents à partager avec vos collaborateurs.

Sélectionnez l'onglet Documents pour accéder à la zone de gestion documentaire et consultez le tutoriel Nouvelle interface de gestion documentaire (lien réservé IFPEN).

 

3. Utiliser un gestionnaire de tâches

 

Si vous souhaitez utiliser un outil de gestionnaire de tâches, sélectionnez l'onglet Suivi des tâches et consultez le parcours consacré à l'outil de suivi des tâches JTask (lien réservé IFPEN).

 

4. Donner l'accès aux collaborateurs

 

Lorsque votre espace est prêt à accueillir vos collaborateurs, il convient d'autoriser ces derniers à y accéder.

 

4.1 Cas des collaborateurs internes possédant un compte IFPEN

 

Pour ajouter des membres possédant un compte Windows (collaborateurs IFPEN ou externes possédant un compte IFPEN), il faut :

- utiliser le menu Membres

 

- cliquer sur Ajouter des membres

- choisir le groupe cible

- sélectionner les membres à ajouter

 

 

4.2 Cas des collaborateurs externes

 

Pour ajouter des membres externes ne possédant pas de compte IFPEN, il faut :

- utiliser le menu Administration  

- choisir l'option Demande de création de compte externe  

- renseigner au minimum les champs obligatoires

- cliquer sur Envoyer

 

Attention, dès le clic sur le bouton Envoyer, un mail est envoyé à la personne pour laquelle on vient de créer un compte. Pour qu'il puisse accéder à l'espace, il faut rapidement ajouter le membre créé à un groupe de l'espace (cf. paragraphe précédent).